Workflow
Automatizza e rendi efficienti i tuoi processi.
Workflow aziendali: meno errori, più controllo e produttività
I workflow sono strumenti strategici per migliorare l’efficienza operativa e la gestione dei processi aziendali. Automatizzano le attività ripetitive, aumentano la trasparenza e aiutano le organizzazioni – sia pubbliche che private – a mantenere il controllo completo su flussi di lavoro, documenti e decisioni.
Cos’è un Workflow?
Un workflow (o flusso di lavoro) è la rappresentazione digitale di un processo aziendale, che descrive in modo chiaro le azioni, i passaggi e le regole da seguire per completare un’attività specifica. Può riguardare documenti, informazioni o task operativi, ed è spesso gestito da sistemi informatici che ne automatizzano le fasi.
Un processo può includere più workflow e, viceversa, un workflow può essere parte di un processo più ampio.
Elementi chiave di un workflow:
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Coinvolge persone, documenti, regole e dati
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Viene gestito attraverso piattaforme digitali
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Include approvazioni, notifiche, tempistiche, ruoli e responsabilità
Vantaggi principali:
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Automazione dei processi
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Riduzione degli errori
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Migliore tracciabilità e trasparenza
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Maggiore collaborazione tra i team
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Compliance normativa garantita tramite flussi controllati e documentazione sempre aggiornata
Workflow documentale: gestione digitale e strutturata dei documenti
Un workflow documentale è una procedura digitale standardizzata che definisce il ciclo di vita di un documento: dalla creazione alla revisione, fino all’archiviazione o alla conservazione.
Grazie all’automazione dei workflow documentali, è possibile:
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Tracciare ogni passaggio con precisione
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Ridurre i tempi di gestione
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Avere documenti sempre aggiornati e conformi alle normative
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Supportare il processo decisionale con report puntuali e una tassonomia organizzata di dati e informazioni
Workflow documentale in 4 step
CREAZIONE
Template aziendali predefiniti permettono di generare svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture etc.) direttamente dal sistema.
VALIDAZIONE
Il documento generato può essere inserito in un workflow approvativo. Ogni utente coinvolto ha visibilità sullo stato di avanzamento approvativo.
DISTRIBUZIONE
Come step ulteriore di workflow il documento può essere inviato automaticamente, tramite e-mail oppure link, a liste di distribuzione specifiche.
CONSERVAZIONE
La conservazione digitale è l’ultimo step necessario per una vera gestione paperless del ciclo di vita del documento e piena garanzia probatoria.
Workflow collaborativo: ottimizzare il lavoro di squadra
Il workflow collaborativo è un modello che mette al centro la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra team, migliorando la comunicazione e la produttività.
Utilizzando sistemi digitali per la gestione dei workflow collaborativi, puoi:
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Mappare e standardizzare i processi
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Assegnare ruoli e attività in modo chiaro
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Monitorare performance e avanzamento
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Facilitare la revisione e l’approvazione dei documenti
Workflow collaborativo in 3 step
MAPPARE I FLUSSI DI LAVORO
Ogni organizzazione si basa su diversi processi: alcuni coinvolgono solo risorse interne, altri anche risorse esterne e serve reperire informazioni da diversi sistemi.
DISEGNARE I WORKFLOW
Un workflow è la versione digitale, standardizzata di un processo: una sequenza ordinata di step automatizzati e task da assegnare agli utenti.
MONITORARE I PROCESSI
Monitorare e ottimizzare i processi aziendali è semplice attraverso una dashboard che riporta, in tempo reale, l’andamento dei singoli workflow.
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