Digital Mailroom & PEC
Sistema che gestisce in modo efficiente e sicuro la posta in entrata e in uscita di un’organizzazione, inclusa la posta PEC.
Digital Mailroom: automatizza la gestione della posta, migliora efficienza e sicurezza
La Digital Mailroom (DMR) è una soluzione avanzata per automatizzare la gestione della posta aziendale, dalla ricezione fino alla conservazione digitale. Riduce tempi, errori e costi, migliorando l’efficienza operativa grazie all’integrazione con sistemi aziendali e alla digitalizzazione dei processi.
Funzionalità principali della Digital Mailroom
Ricezione e smistamento automatico
Gestisce in modo intelligente l’ingresso della posta, smistandola internamente secondo regole predefinite o dinamiche.
Digitalizzazione dei documenti cartacei
Converte la posta fisica in formato digitale, facilitando l’archiviazione e la ricerca.
Estrazione e classificazione automatica dei dati
Riconosce e organizza le informazioni contenute nei documenti, archiviandole in modo strutturato.
Automazione dei flussi di lavoro
Automatizza l’intero processo, dalla ricezione all’inoltro, migliorando l’efficienza e riducendo i tempi di gestione.
Archiviazione sicura e ricerca avanzata
I documenti digitali sono conservati in ambienti protetti e facilmente reperibili tramite motori di ricerca interni.
Integrazione con sistemi aziendali
Compatibile con Outlook, CRM e altri software aziendali, per un workflow fluido e integrato.
Gestione della corrispondenza in uscita
Coordina anche l’invio della posta: dalla preparazione fino alla spedizione.
Gestione della PEC
Integra la Posta Elettronica Certificata di qualsiasi provider, semplificandone la gestione e centralizzando i flussi.
Massima sicurezza dei dati
Tutte le informazioni vengono trattate con livelli di sicurezza avanzati, proteggendo dati sensibili e documenti riservati.
La Digital Mailroom è la soluzione ideale per automatizzare la gestione della corrispondenza aziendale, ridurre i costi operativi e garantire tracciabilità, sicurezza e compliance normativa.
Conservazione PEC a norma di legge: obbligo e opportunità
La Posta Elettronica Certificata (PEC) ha valore legale equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Per questo motivo, la sua conservazione a norma è un obbligo previsto dalla legge per aziende, professionisti e Pubbliche Amministrazioni.
Perché conservare le PEC in modo conforme?
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La legge richiede che i messaggi PEC rilevanti siano conservati per almeno 10 anni
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I provider di posta certificata conservano solo i log per circa 30 mesi, non i contenuti delle PEC
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Conservare solo i log non è sufficiente: per tutelarsi legalmente è necessario archiviare messaggi e allegati secondo criteri ben definiti
⚠️ La mancata conservazione a norma può comportare sanzioni, problemi fiscali e perdita di valore probatorio in caso di contenzioso.
La soluzione semplice e sicura per archiviare le tue PEC
La gestione di un archivio di PEC può risultare complessa, soprattutto per le organizzazioni che gestiscono un elevato volume di messaggi.
IX-PEC è il servizio Web personalizzabile, semplice e sicuro per l’archiviazione e conservazione a norma delle PEC.
Il servizio di conservazione copia e trasferisce i messaggi presenti nella tua casella di posta certificata, di qualunque provider essa sia, archiviandoli automaticamente in un ambiente logico e ordinato per la gestione e la consultazione.
Il servizio è certificato ISO 27001, ISO 9001 e iscritto nel Marketplace di AgID a garanzia di affidabilità, sicurezza e qualità̀.
I VANTAGGI CHE OTTERRAI CON IX-PEC
Validità legale
PEC archiviate con valore legale in
conservazione a norma per 10 anni.
Sostenibilità
Conservazione in formato digitale,
senza occupare spazio fisico.
Massima Sicurezza
ISO 27001 e ISO 9001 e conservatore
attivo nel Marketplace di AgID.
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